Eine Tennisschule durchläuft jede Saison denselben Zyklus: den Kurs vorbereiten, die Anmeldungen öffnen, die Gruppen zusammenstellen, verrechnen, die Saison begleiten und dann in die nächste Saison starten. Diese Seite zeigt das Vorgehen der Reihe nach, sagt, wer was macht, und verweist bei jedem Schritt auf den ausführlichen Artikel.

Es werden vier Rollen unterschieden. In einem kleinen Club kann dieselbe Person mehrere davon übernehmen:

• Club-Admin: stellt die Club-Parameter ein (Module, Saisons, Plätze, Mitgliederbeiträge) und vergibt die Zugriffe;
• Leitung der Tennisschule: baut das Angebot auf, stellt die Gruppen zusammen, organisiert die Trainer und regelt die Gruppenwechsel;
• Sekretariat: Artikel und Preise, Begleitung der Anmeldungen, Verrechnung, Zahlungen, Mahnungen und Exporte für Jugend und Sport;
• Trainer: erhält seinen Plan, kontrolliert die Anwesenheit und meldet Abwesenheiten, Vertretungen und Änderungen.

0Mit der Übersicht der Kurse beginnen

Im Menü Kurse zeigt die erste Seite, Kurse – Übersicht, wo die Tennisschule steht und was noch zu tun ist. Beginnen Sie Ihren Tag dort:

• Zahlen: verfolgte Kurse, angemeldete Schüler, offene Punkte, Lektionen des Tages (und wie viele noch ohne Appell);
• Zu erledigen: jeder Punkt nennt die Anzahl Fälle und den Kurs, die Schaltfläche Öffnen führt direkt zur Seite, die ihn erledigt — Lektionen ohne Tarif (bei der Verrechnung übersprungen), eingeteilte Schüler, die in den kommenden Lektionen fehlen, Doppelanmeldungen, Schüler noch in keiner Gruppe, Gruppen noch nicht im Planer, zu verrechnende Lektionen, Gruppen ohne Trainer, fehlende Appelle, fehlende AHV-Nr. (J+S-Export), fehlende Geburtsdaten;
• Lektionen des Tages: Zeit, Kurs, Platz, Trainer, Anzahl Schüler und ob der Appell gemacht ist (der Tag folgt dem Datum der oberen Leiste);
• Die Kurse der Saison: eine Karte pro Kurs mit Plätzen, Gruppen, Stand der Online-Anmeldung und den Schritten der Saison, abgehakt anhand der Daten (Tarife, Anmeldungen, Gruppen, Einteilung, Planer, Verrechnung, Appelle).

Die Gruppenplanung ist freiwillig: wenn Sie keine Gruppen erstellen, verlangt die Seite weder Einteilung noch Bestätigung.

1Wer macht was

2Vor der Saison

Club-Admin

• das Modul Kurse aktivieren: Aktivierung des Moduls Kurse;
• prüfen, ob die Sport-Saison, die Plätze und die Mitgliederbeiträge (Abonnementstypen) der Saison existieren: Voraussetzung. Ein Schüler gilt für einen Kurs nur dann als «Mitglied», wenn er einen eigenen Mitgliederbeitrag in dieser Sport-Saison hat.

Sekretariat

• die Verrechnungsartikel erstellen (einer pro Konto genügt): Erstellung der Kursartikel;
• die Texte der Rechnungen und Mahnungen vorbereiten: Texte der Rechnungen und Mahnungen;
• die Familienermässigungen «Kurse» erfassen, falls der Club solche gewährt.

Leitung der Tennisschule

• den Kurs erstellen oder den der letzten Saison kopieren: Einen Kurs erstellen, bearbeiten und löschen, Einen Kurs für die nächste Saison kopieren;
• bevorzugte Zeitfenster anbieten: Bevorzugte Zeitfenster anbieten;
• die Preise mit dem Sekretariat festlegen: Preise, Mitglieder und Nichtmitglieder;
• eine Frage hinzufügen, deren Name «AVS» enthält, wenn der Club seine Kurse bei Jugend und Sport meldet: AHV-Nr. und Export Jugend und Sport.

3Öffnung der Anmeldungen

Leitung der Tennisschule

• im Kurs prüfen: Online-Anmeldung auf Ja, Anmeldezeitraum, Offen für Nichtmitglieder gemäss Ihrer Politik, Zahlungsart.

Sekretariat

• die Familien per E-Mail mit dem Anmeldelink einladen: Verwaltung der Anmeldungen (Administrator);
• die Anmeldungen verfolgen, Nachzügler selbst anmelden und Fehler korrigieren: Kursanmeldungen verwalten;
• die online bezahlten Warenkörbe verfolgen: Sammelzahlungen der Anmeldungen (Warenkorb).

4Zusammenstellung der Gruppen

Leitung der Tennisschule

• die Gruppen erstellen oder übernehmen: Kursgruppen verwalten, Die Gruppen der letzten Saison übernehmen;
• Plätze und Zeiten organisieren: Den Wochenplan vorbereiten;
• die Schüler einteilen: Schüler automatisch einteilen;
• die Konflikte lösen und dann auf Die Kurse in den Reservierungen bestätigen klicken: Planungskonflikte lösen;
• jedem Trainer seinen Plan senden: Einem Trainer seinen Plan senden.

5Verrechnung

Sekretariat

• die Anmeldungen verrechnen (alle oder nur die in einer Gruppe eingeteilten), dann die Rechnungen erstellen und versenden: Online-Zahlung und Verrechnung, Fakturierung der Tenniskurse;
• Familienrechnungen gruppieren ankreuzen, damit die Familienermässigungen angewendet werden;
• kontrollieren: Rechnungskontrolle und Zahlungsfilter von Die Anmeldungen verwalten: Fakturierungskontrolle und Export Jugend und Sport;
• die Zahlungen und Mahnungen im Modul Rechnungen verfolgen.

6Während der Saison

Trainer

• kontrolliert die Anwesenheit über sein Konto, während des ganzen Tages der Lektion, und klickt dann auf Kontrolle bestätigen; meldet Abwesenheiten, Vertretungen und Austritte: Was der Trainer macht.

Leitung der Tennisschule

• sagt eine Lektion ab oder holt sie nach (Regen, abwesender Trainer, Feiertag): Eine Lektion absagen oder nachholen;
• teilt einen Schüler einer anderen Gruppe, Formel oder einem anderen Kurs zu: Änderungen während der Saison.

Sekretariat

• passt die Rechnung nach einer Änderung an, verrechnet die neuen Schüler;
• trägt die Vertretungen in Die Uhrzeiten der Trainer verwalten ein und übernimmt die Stunden für die Löhne: Trainerplan;
• kontrolliert die Anwesenheit anstelle eines Trainers, der es nicht tut, über den Reservationsplan.

7Saisonende und nächste Saison

Sekretariat

• die Teilnehmenden, die Aktivitäten und die Anwesenheiten für Jugend und Sport exportieren: AHV-Nr. und Export Jugend und Sport;
• die offenen Rechnungen mahnen.

Leitung der Tennisschule

• den Kurs für die nächste Saison kopieren (mit oder ohne Anmeldungen und Gruppen) oder nur die Gruppen übernehmen: Einen Kurs für die nächste Saison kopieren;
• bevor ein mit seinen Anmeldungen kopierter Kurs verrechnet wird, Plugin.ch die Schüler melden lassen, die bereits im vorherigen Kurs verrechnet wurden (zum Beispiel ein Jahrestarif).