Gestire i corsi
Cambiamenti durante la stagione
1× o 2× a settimana, altro gruppo, altro corso, disiscrizione: i pulsanti giusti
Durante la stagione, un allievo passa da 1 a 2 lezioni a settimana, cambia gruppo o corso, arriva in ritardo o smette. Ogni caso ha il suo pulsante: non usi mai «eliminare e poi reiscrivere», che farebbe perdere il collegamento con la fattura e le presenze.
Regola comune: il passato non cambia. Le lezioni già svolte e le loro presenze restano tali e quali; solo le lezioni future seguono il cambiamento.
1Quale pulsante per quale cambiamento
| Cambiamento | Dove | Pulsante |
|---|---|---|
| 1× ↔ 2× a settimana, altra formula dello stesso corso | Gestire i gruppi, scheda dell'allievo | Frecce (Cambiare tariffa) |
| Altro gruppo dello stesso corso | Gestire i gruppi | Trascinare la scheda nel nuovo gruppo |
| Uscire da un gruppo senza disiscriversi | Gestire i gruppi, scheda dell'allievo | Togli / disiscrivi, poi Togli dal gruppo |
| Altro corso (ad esempio da «mini» a «competizione») | Gestire le iscrizioni | Frecce incrociate (Spostare la persona in un altro corso) |
| Correggere l'abbonamento, la preferenza o una risposta | Gestire le iscrizioni | Matita (Modificare l'iscrizione) |
| Abbandono dell'allievo | Gestire i gruppi o Gestire le iscrizioni | Disiscrivi dal corso o cestino |
| Nuovo allievo durante la stagione | Gestire le iscrizioni | Iscrivere una persona |
2Passare da 1× a 2× a settimana (o viceversa)
Sulla scheda dell'allievo in Gestire i gruppi, clicchi sulle frecce e scelga la Nuova tariffa. Una lezione in più arriva in Non assegnati: la trascini in un secondo gruppo. Una lezione in meno: selezioni quella da togliere; l'allievo lascia le lezioni future di questo gruppo. L'effetto sulla fattura viene mostrato prima di confermare. Dettagli: Cambiare la tariffa di un'iscrizione.
Il pannello «Cambiare tariffa» annuncia l'effetto sulla fattura prima di confermare.
3Cambiare gruppo
Trascini la scheda dell'allievo nel nuovo gruppo. Se i gruppi sono convalidati, l'allievo viene tolto dalle lezioni future del vecchio gruppo e aggiunto alle lezioni future del nuovo; le sue presenze passate restano nel vecchio gruppo. L'importo della fattura non cambia; la descrizione della riga (giorno, ora, campo) segue il nuovo gruppo.
Per togliere un allievo da un gruppo senza disiscriverlo (ad esempio se aspetta un posto), usi Togli / disiscrivi poi Togli dal gruppo: torna in Non assegnati, la sua iscrizione e la sua fattura non cambiano.
4Cambiare corso
In Gestire le iscrizioni, clicchi sulle frecce incrociate dell'iscrizione: il pannello Trasferire l'iscrizione chiede il corso e la tariffa, poi mostra l'effetto sulla fattura e chiede conferma. L'iscrizione viene spostata così com'è nel nuovo corso, fuori da ogni gruppo: la assegni poi a un gruppo del nuovo corso. Lascia le lezioni future del suo vecchio gruppo. La sua riga di fattura viene riscritta con il nuovo corso e il nuovo prezzo.
Il pannello «Trasferire l'iscrizione».
5Disiscrivere un allievo che smette
In Gestire i gruppi, pulsante Togli / disiscrivi della sua scheda, poi Disiscrivi dal corso (oppure cestino della riga in Gestire le iscrizioni, che fa la stessa cosa). Il pannello annuncia prima l'effetto sulla fattura. L'iscrizione viene eliminata, l'allievo lascia le lezioni future e le sue presenze passate vengono conservate.
Il pannello «Togli dal corso»: l'effetto sulla fattura, poi le due azioni.
Fattura già pagata: la disiscrizione viene rifiutata («Disiscrizione impossibile qui»), perché non verrebbe rimborsato nulla. Decida prima con la contabilità un rimborso o una nota di credito, poi tolga l'allievo dal gruppo. Plugin.ch non rimborsa mai automaticamente.
Una famiglia può anche eliminare da sé un'iscrizione online (cestino della tabella Corso/stage già iscritto), ma solo durante il periodo d'iscrizione, finché l'allievo non è in nessun gruppo, il corso non è stato pagato online e nessuna fattura pagata viene toccata. Il responsabile del corso riceve allora un'e-mail. Altrimenti la famiglia deve rivolgersi al club.
6Effetto sulla fattura
| Stato della fatturazione | Cambio di tariffa o di corso | Disiscrizione |
|---|---|---|
| Non ancora fatturata | Il nuovo prezzo sarà applicato alla fatturazione. | Niente da fare. |
| Riga da fatturare (non ancora su una fattura) | L'importo della riga passa al nuovo prezzo. | La riga viene eliminata. |
| Fattura non pagata | La riga viene adeguata; rinvii la fattura. | La riga viene tolta; rinvii la fattura (verifichi il saldo se è stato ricevuto un acconto). |
| Fattura pagata | La riga viene riscritta, il pagamento è conservato: la fattura mostra il resto da pagare, o un'eccedenza da rimborsare a mano. | Rifiutata: tolga dal gruppo e regoli il rimborso con la contabilità. |
| Fattura contabilizzata | La fattura resta invariata; la differenza diventa un articolo da fatturare (Supplemento da fatturare, modificabile, 0 = niente). | Veda con la contabilità (nota di credito). |
7Nuovo allievo durante la stagione
Lo iscriva con Iscrivere una persona in Gestire le iscrizioni, lo assegni a un gruppo (viene aggiunto alle lezioni future), poi lo fatturi con Fatturare le persone che sono in un gruppo. Per un corso Alla stagione, il prezzo fatturato è il prezzo intero: per un prezzo ridotto, corregga l'importo della sua riga in Collegare un articolo ad un socio (filtro Non fatturati) prima di creare la sua fattura.
Dopo diversi cambiamenti, apra Controllo della fatturazione: i filtri Assegnato, assente dalle lezioni e Nelle lezioni, non assegnato segnalano un allievo che non figura nelle lezioni future giuste, con un pulsante per correggere.
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