Una fattura non è bloccata una volta creata: finché le sue righe non sono contabilizzate, può modificare gli importi, aggiungere un articolo o uno sconto, cambiare la modalità d'invio o le scadenze. Può anche annullarla, poi ripristinarla se necessario.

In Fatturazione → Gestire le fatture, scelga il gruppo, poi clicchi sulla matita alla fine della riga della fattura. La stessa matita esiste in Fatture aperte e solleciti e nella scheda Cronologia delle fatture della scheda del membro.

In alto nella finestra, delle schede riassumono la fattura: Importo e Importo già pagato, più Differenza quando l'importo pagato non corrisponde all'importo (e IVA se il Suo club ha un numero IVA).

La finestra di modifica di una fattura

In Righe della fattura, la descrizione e l'importo di ogni riga si modificano direttamente; la modifica viene salvata non appena esce dal campo. L'interruttore Pagato e la data Pagato il contrassegnano una riga come pagata. Il cestino toglie una riga. Se la riga corrisponde a un corso, una quota o un'ora fissa, Plugin.ch chiede che cosa desidera fare: eliminare l'elemento (disiscrizione, quota tolta, ora fissa eliminata) oppure Rimettere da fatturare (l'elemento resta, la riga esce da questa fattura e tornerà alla prossima fatturazione). Si può togliere anche una riga già pagata: l'importo resta sulla fattura come pagamento in eccesso, senza rimborso automatico. Una riga contabilizzata (esportata in contabilità) non è più modificabile.

I pagamenti ricevuti, i rimborsi e le eccedenze si trattano nella sezione Pagamento: vedere Elaborare un pagamento manuale e Riportare un pagamento in eccesso sulla prossima fattura.

La sezione Aggiungere un articolo in fattura contiene i campi seguenti: Persona, Articolo, Qte, Prezzo, Descrizione. Per una fattura familiare, scelga il membro della famiglia interessato. Compili i campi, poi clicchi sul pulsante con lo stesso nome. Il prezzo segue l'età della persona scelta ma resta modificabile; un prezzo negativo crea uno sconto. Questa riga viene aggiunta solo a questa fattura.

Aggiungere un articolo o uno sconto a una fattura

In Invio e solleciti, le icone di Tipo di fattura indicano come il documento sarà stampato o inviato: fattura cartacea, fattura stampata, fattura per e-mail, fattura inviata, poi gli stessi quattro stati per un sollecito (icone arancioni). Per passare una fattura dalla carta all'e-mail, scelga l'icona e-mail e verifichi l'indirizzo Email. Per un sollecito, il campo No. sollecito indica il suo livello. Il campo Indirizzo di fatturazione si modifica solo per questa fattura.

Il tipo di fattura, l'indirizzo e-mail e l'indirizzo di fatturazione

Più in basso, Testi della fattura contiene i messaggi stampati prima e dopo la tabella e il testo dell'e-mail; Date contiene la data del documento e le scadenze. Osservazione conserva una nota che non viene stampata sulla fattura. Storico fatture elenca le versioni precedenti, archiviate a ogni modifica.

La data del documento e le scadenze della fattura

Clicchi su Modificare la fattura in fondo alla finestra per salvare il tipo d'invio, i testi e le date. Visualizzare la fattura apre il PDF così come sarà stampato o inviato. Per cambiare la data del documento o la scadenza di più fatture contemporaneamente, le spunti nell'elenco del gruppo e utilizzi Cambia la data del documento o Prorogare la scadenza nella barra di selezione. Cosa succede alle date quando modifica una fattura già inviata: veda Come vengono calcolate le date delle fatture.

Clicchi sul cestino alla fine della riga della fattura: la finestra indica che cosa contiene (corsi, quote, ore fisse) e sceglie:

• Rimettere da fatturare: tutto resta al suo posto e torna «da fatturare»;
• Offerto: tutto resta al suo posto e non c'è nulla da pagare;
• Togliere tutto: gli allievi vengono disiscritti, le quote e le ore fisse eliminate.

Se la fattura non contiene nulla di tutto ciò, basta una semplice conferma. Per più fatture, le spunti e clicchi su Annulla le fatture nella barra di selezione: vengono proposti solo Rimettere da fatturare e Offerto. Per togliere una sola persona da una fattura familiare, elimini la sua riga. In Fatture aperte e solleciti può indicare un motivo e, oltre 5 fatture, occorre digitarne il numero per confermare.

La barra di selezione con «Annulla le fatture»

Una fattura annullata non viene cancellata: esce dalle fatture aperte e dai solleciti, ma resta visibile, barrata, nel suo gruppo. Una fattura con una riga già contabilizzata non può essere annullata direttamente: veda Annullare una fattura o una riga già contabilizzata. Una fattura che contiene un pagamento non può essere annullata: tolga prima il pagamento. Ripristinare più tardi una fattura «rimessa da fatturare» dà una fattura senza quelle righe: sono tornate fra ciò che resta da fatturare.

Nel gruppo, clicchi su Gruppo → Visualizza / Nascondi le fatture eliminate: le fatture annullate compaiono barrate. Clicchi su Ripristina la fattura sulla riga interessata. La fattura torna al livello «fattura»: un eventuale sollecito dovrà essere ricreato.