Gérer les factures
Annuler un rappel et revenir à la facture initiale
Un rappel a été créé par erreur, ou trop tôt (par exemple pour une facture payée en plusieurs fois, ou pour un membre qui a convenu d'un arrangement avec le club) ? Vous pouvez l'annuler : la facture retrouve son document précédent, c'est-à-dire la facture initiale de son groupe, et le badge du rappel disparaît.
Annuler le rappel d'une facture
- Dans le menu latéral gauche, ouvrez Factures puis Factures ouvertes & relances.
- Retrouvez la facture, par exemple avec la puce Rappels en cours ou en filtrant sur son groupe.
- Au bout de la ligne, ouvrez le menu ⋯ et choisissez Annuler le dernier rappel.
- Indiquez si vous le souhaitez un motif (par exemple « Rappel envoyé par erreur »), puis confirmez.
Le même bouton Annuler le dernier rappel se trouve aussi dans le Dossier de la facture.
L'annulation se fait facture par facture : répétez l'opération pour chaque facture concernée. Une facture au rappel 2 revient au rappel 1 ; annulez une deuxième fois pour revenir à la facture initiale.
Ce qui change
- La facture revient au niveau précédent avec son document d'origine : le PDF et l'e-mail sont de nouveau ceux de la facture, et non plus ceux du rappel.
- Le montant, les paiements déjà reçus et les lignes de la facture ne changent pas.
- Rien n'est effacé : la Chronologie du dossier note « Rappel 1 annulé » avec le motif et l'auteur, et l'ancien document reste consultable dans les Versions.
- Un rappel déjà envoyé par e-mail ou imprimé ne peut pas être rattrapé : si le membre l'a reçu, prévenez-le que le rappel est annulé.
Attention à l'échéance : si l'échéance de la facture initiale est déjà passée, la facture redevient Échue et sera de nouveau proposée sous À relancer (et relancée la nuit suivante si les relances automatiques sont actives). Pour l'éviter, utilisez ensuite Prolonger l'échéance (nouvelle date de paiement) ou Suspendre les relances (jusqu'à une date), dans le même menu ⋯.
Frais de rappel : si votre club facture des frais de rappel, la ligne de frais ajoutée au rappel n'est pas retirée par l'annulation. Pour l'enlever, ouvrez la facture avec Modifier la facture et supprimez cette ligne.
Pour tout savoir sur le suivi des factures ouvertes et la création des rappels, voir Gérer les rappels de paiement.
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