Rechnungen verwalten
Eine Mahnung stornieren und zur ursprünglichen Rechnung zurückkehren
Wurde eine Mahnung irrtümlich oder zu früh erstellt (zum Beispiel für eine Rechnung, die in Raten bezahlt wird, oder für ein Mitglied, das mit dem Club eine Vereinbarung getroffen hat)? Sie können sie stornieren: Die Rechnung erhält ihr vorheriges Dokument zurück, also die ursprüngliche Rechnung ihrer Gruppe, und das Mahnungs-Badge verschwindet.
Die Mahnung einer Rechnung stornieren
- Öffnen Sie im linken Seitenmenü Rechnungen dann Offene Rechnungen & Mahnungen.
- Suchen Sie die Rechnung, zum Beispiel mit dem Filter Laufende Mahnungen oder indem Sie nach ihrer Gruppe filtern.
- Öffnen Sie am Ende der Zeile das Menü ⋯ und wählen Sie Letzte Mahnung stornieren.
- Geben Sie bei Bedarf einen Grund an (zum Beispiel «Mahnung irrtümlich versandt») und bestätigen Sie.
Dieselbe Schaltfläche Letzte Mahnung stornieren finden Sie auch im Dossier der Rechnung.
Die Stornierung erfolgt Rechnung für Rechnung: Wiederholen Sie den Vorgang für jede betroffene Rechnung. Eine Rechnung in der 2. Mahnung kehrt zur 1. Mahnung zurück; stornieren Sie ein zweites Mal, um zur ursprünglichen Rechnung zurückzukehren.
Was sich ändert
- Die Rechnung kehrt mit ihrem ursprünglichen Dokument auf die vorherige Stufe zurück: PDF und E-Mail sind wieder die der Rechnung und nicht mehr die der Mahnung.
- Der Betrag, die bereits erhaltenen Zahlungen und die Rechnungszeilen ändern sich nicht.
- Nichts wird gelöscht: Der Verlauf des Dossiers vermerkt «1. Mahnung storniert» mit Grund und Urheber, und das alte Dokument bleibt einsehbar unter Versionen.
- Eine bereits per E-Mail versandte oder gedruckte Mahnung kann nicht zurückgeholt werden: Wenn das Mitglied sie erhalten hat, informieren Sie es, dass die Mahnung storniert ist.
Achtung Fälligkeit: Ist die Fälligkeit der ursprünglichen Rechnung bereits überschritten, wird die Rechnung wieder Überfällig und erneut unter Zu mahnen vorgeschlagen (und in der folgenden Nacht gemahnt, wenn die automatischen Mahnungen aktiv sind). Um das zu vermeiden, verwenden Sie anschliessend Frist verlängern (neues Zahlungsdatum) oder Mahnstopp setzen (bis zu einem Datum), im selben Menü ⋯.
Mahngebühren: Wenn Ihr Club Mahngebühren verrechnet, wird die mit der Mahnung hinzugefügte Gebührenzeile durch die Stornierung nicht entfernt. Um sie zu entfernen, öffnen Sie die Rechnung mit Rechnung bearbeiten und löschen Sie diese Zeile.
Alles über die Verfolgung offener Rechnungen und das Erstellen von Mahnungen finden Sie unter Zahlungsmahnungen verwalten.
Plugin.ch-Tutorial — Rechnungen verwalten